Op kantoor vergaderen is niet meer van deze tijd. Tegenwoordig is het veel interessanter om op een andere plek te vergaderen. Een nieuwe omgeving zorgt voor frisse ideeën, afwisseling is naast goed voor het brein ook nog eens leuk en daarnaast kun je niet gestoord worden door mensen die per ongeluk je kantoor binnenkomen of de telefoon van je collega in het kantoor naast je die maar blijft rinkelen. Het is al helemaal leuk om na het vergaderen nog een teambuildingsactiviteit te doen. Dit kan iets geks of sportiefs zijn, maar een gezellige lunch is ook al voldoende. Hoe kies je nou een goede vergaderlocatie? Wij geven je wat tips.
1. Inventariseer eerst precies de vergadering. Hoeveel mensen komen er, waar moeten die vandaan komen, komen ze met de auto of het OV, moet er catering aanwezig zijn of is alleen een koffieautomaat ook voldoende? Als je dit allemaal hebt bekeken heb je als het goed is een lijst over met daarop eisen waaraan de vergaderlocatie moet voldoen. Als er 80 collega’s met de auto komen heb je natuurlijk een andere locatie nodig dan wanneer jullie met 15 personen op de fiets komen.
2. Maak een kostenplaatje en bekijk of dit in het budget past. Vergaderen op locatie kost natuurlijk geld. Vergeet ook niet de kosten van de catering, de koffie en de kilometervergoeding van je collega’s. Dit lijkt weinig, maar het kan zomaar hoog oplopen.
3. Zet afspraken zwart op wit. Heb je een vergaderlocatie Breda gereserveerd, zorg dan dat je correspondentie bewaart. Bekijk ook hoe lang van te voren je nog kan annuleren, waar je kan parkeren en wat de belangrijke telefoonnummers zijn. Niks zo vervelend als aankomen op een locatie die op slot zit of waar niet gezorgd is voor faciliteiten die je wel hebt betaald.
4. Vergeet niet je collega’s allemaal op de hoogte te stellen. Stuur uiterlijk een week van te voren een uitnodiging met de agenda, eventuele notulen van de vorige vergadering, de locatie, het precieze adres, eventueel tips waar collega’s kunnen afspreken om te carpoolen, datum, tijd en of er wel of geen catering/lunch/diner aanwezig is. Als je een vergadering wilt plannen die buiten de normale werktijden wilt, is het verstandig dit op tijd aan te geven. Het kan zomaar zijn dat collega’s een oppas moeten regelen.
5. Bekijk alle faciliteiten goed. Het is handig om te weten wat voor zaal je precies boekt, voordat je binnenkomt in een zaaltje ter grootte van een tienerslaapkamer met plek voor 10 personen. Kun je zelf de indeling veranderen? Is er een beamer? Zijn er ramen? Is er voldoende verlichting en ventilatie? Is er een whiteboard aanwezig? Is er (gratis) wifi aanwezig? Allemaal dingen die je van te voren wel even wilt weten. Wees ook niet te makkelijk. Er zijn zat vergaderlocaties door heel Nederland, kies dus niet zomaar de eerste beste of een goedkope.
Met deze tips moet het lukken om een succesvolle vergadering buiten de deur te plannen. Veel plezier en succes!
0 reacties